Eksportir produk industri kehutanan mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab mengajukan/menandatangani permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada LVLK, yang dibuktikan dengan surat penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akta notaris.
Eksportir produk industri kehutanan mengajukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada LVLK penerbit S-LK masing-masing dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilampiri dengan salinan invoice dan/atau salinan packing list barang yang akan diekspor.
Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi Eksportir Produsen
Eksportir produsen mengirimkan salinan dokumen LMK atau laporan persediaan, dokumen/daftar pesanan produk, salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok yang terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor, dan bila diperlukan berupa contoh produ yang akan diekspor untuk diverifikasi oleh LVLK.
Dokumen LMK atau laporan persediaan dikirimkan kepada LVLK setiap bulan. LMK atau laporan persediaan yang dikirim pertama kali dicatat sebagai stok awal neraca kayu dan bulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok kayu setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok Apabila terdapat perbedaan antara data pada LMK atau laporan persediaan dengan salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok, maka LVLK meminta klarifikasi terlebih dahulu dan apabila diperlukan dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling.
Rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari pemasok dikirimkan kepada LVLK secara teratur untuk memperbarui data pasokan neraca stok kayu. Rekapitulasi tersebut harus memuat informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok.
Apabila diperlukan, LVLK dapat meminta asli dokumen angkutan dan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok
Dalam hal eksportir produsen menerima kayu bongkaran/ kayu bekas (daur ulang) termasuk sampah kayu bukan dari kayu lelang yang dilengkapi surat keterangan/ berita acara dari Dinas yang membidangi kehutanan atau dari Aparat Desa/Kelurahan merupakan DKP dan terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal. Dalam hal eksportir produsen menerima kayu olahan dari Hutan Hak yang dilengkapi S-LK atau DKP, terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, LVLK dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor.
LVLK membuat neraca stok kayu yang memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian bahan baku dengan memperhatikan faktor rendemen dalam proses produksi. Neraca stok kayu digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal.
Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi Eksportir Non-Produsen
Eksportir non-produsen mengirimkan salinan LMK atau laporan persediaan setiap bulan dari seluruh industri pemasoknya kepada LVLK.
Eksportir non-produsen mengirimkan salinan Nota Angkutan/surat jalan pembelian produk yang berasal dari industri pemasoknya disertai dengan salinan S-LK atau DKP dari pemasok tersebut kepada LVLK.
Eksportir non-produsen mengirimkan laporan persediaan produk setiap bulan. Laporan persediaan produk yang dikirim pertama kali dicatat sebagai stok awal neraca produk dan bulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok produk setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan Nota Angkutan/surat jalan pembelian produk.
Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, LVLK dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor.
LVLK membuat neraca stok produk yang memuat kecukupan volume pasokan dan pengeluaran produk. Neraca stok produk digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen VLegal.